Poradnictwo

Poniżej znajduje się poradnictwo dotyczące HALiZ. Ta strona jest sukcesywnie rozbudowywana i dodawane są kolejne wzory dokumentów, pytania i odpowiedzi. Liczymy na to, że zamieszczone materiały będą pomocne przy organizacji form wypoczynku HALiZ.

Poradnik “Bezpieczeństwo w ZHP”

Kwaterka

Tzw. kwaterka stanowi odrębną od obozu formę pracy i co do zasady nie jest wypoczynkiem (nie spełnia ustawowej definicji wypoczynku), przez co nie podlega zgłaszaniu w kuratorium niezależnie od udziału w niej osób niepełnoletnich. Zależnie od czasu trwania kwaterka może podlegać Instrukcji HALiZ i zgłaszaniu jako forma HALiZ inna niż wypoczynek (stosuje się wtedy Karty kwalifikacyjne uczestnika formy HALiZ innej niż wypoczynek) bądź być traktowana jak biwak środowiska i zgłaszana w sposób opisany w Instrukcji tworzenia i działania gromady, drużyny, kręgu i klubu specjalnościowego.

KWATERKA (przed obozem): przygotowanie przez członków grupy kwatermistrzowskiej podstawowej infrastruktury niezbędnej do rozpoczęcia formy HALiZ. Działania grupy kwatermistrzowskiej winny ograniczać się do niezbędnego minimum – wszystkie prace możliwe do wykonania przez uczestników w ramach przygotowywania miejsca do życia w lesie winny być wykonywane w ramach obozu. Grupa kwatermistrzowska przygotowuje na ogół takie elementy jak kuchnia, latryny, miejsce wykorzystywane do kąpieli – podstawowe, które muszą być obecne już w momencie przyjazdu uczestników.

Pojęcie kwaterki może także obejmować wyjazd grupy uruchamiającej bazę na początku sezonu, jeśli baza posiada infrastrukturę niezależną od poszczególnych korzystających z niej obozów, np. kuchnię, magazyny, miejsce wykorzystywane do kąpieli, przystań dla jednostek pływających itp.

Częścią kwaterki nie są działania z zakresu pionierki obozowej, takie jak budowanie pryczy, urządzanie terenu obozu, zdobnictwo obozowe itd. Są to normalne elementy programu obozu o dużej wartości wychowawczej i winny być one wykorzystywane w procesie wychowawczym jako jeden z głównych aspektów obozowego życia.

KWATERKA (po obozie): porządkowanie lub demontaż przez członków grupy kwatermistrzowskiej infrastruktury wykorzystywanej podczas formy HALiZ. Grupa kwatermistrzowska demontuje, remontuje, likwiduje, przygotowuje do zimowania itd. takie elementy infrastruktury jak kuchnia, namioty, miejsce okazjonalnie wykorzystywane do kąpieli, budynki, domki itd.

Częścią kwaterki poobozowej nie są działania związane z demontażem obozu, z wyjątkiem działań niemożliwych do przeprowadzenia siłami uczestników (np. odpowiedniego przygotowania namiotów do zimowania). Co do zasady, kwaterka poobozowa winna być ograniczona do działań dotyczących infrastruktury wykraczającej poza pojedynczy obóz lub wymagających istotnych umiejętności technicznych. Doprowadzenie terenu, na którym stał obóz, do stanu pierwotnego winno być elementem normalnego programu obozu ze względu na dużą wartość wychowawczą tych działań.

OPINIA PRAWNA w przedmiocie zawierania porozumień wolontariackich z niepełnoletnimi członkami Związku Harcerstwa Polskiego 

O tym, kto może być stroną umowy cywilnoprawnej decydują przepisy Kodeksu cywilnego. Dotyczy to również porozumienia wolontariackiego w rozumieniu art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego pełną zdolność do czynności cywilnoprawnych (czyli m.in. do zawierania umów) nabywa się z chwilą uzyskania pełnoletności. Oznacza to, iż pełną zdolność do czynności prawnych ma osoba pełnoletnia, czyli taka, która ukończyła 18 lat (zgodnie z art. 10 § 1 i 2 KC, pełnoletnim jest, kto ukończył lat osiemnaście. Przez zawarcie małżeństwa małoletni uzyskuje pełnoletność. Nie traci jej w razie unieważnienia małżeństwa.).

Zgodnie z kolei z art.15 KC, ograniczoną zdolność do czynności prawnych mają małoletni, którzy ukończyli lat trzynaście(oraz osoby ubezwłasnowolnione częściowo – ale nie o nich  mowa w niniejszej opinii).

Przepis art. 20 Kodeksu cywilnego stanowi, że osoby ograniczone w zdolności do czynności prawnych (czyli. osoby w przedziale wiekowym 13 – 18 lat) mogą bez zgody przedstawiciela ustawowego (rodziców, opiekunów etc.) zawierać umowy należące do umów powszechnie zawieranych w drobnych bieżących sprawach życia codziennego(czyli w sprawach polegających na kupieniu produktów spożywczych w sklepie, innych codziennych, bieżących zakupach[1], kupieniu biletu do kina etc.).

W mojej ocenie czynność prawna polegająca na zawarciu porozumienia wolontariackiego nie mieści się w katalogu „umów powszechnie zawieranych w drobnych bieżących sprawach życia codziennego.” Porozumienie wolontariackie może, bowiem pociągać za sobą znaczne zaangażowanie czasowe wolontariusza, konieczność wyjazdów poza jego miejsce zamieszkania, obowiązek dokonywanie rozliczeń z korzystającym (czyli drugą stroną umowy wolontariackiej – ZHP) z tytułu podróży służbowych wykonywanych w ramach wolontariatu, etc.

W związku z powyższym dla wszystkich osób poniżej 18 roku życia, które chcą zawrzeć z ZHP porozumienie wolontariackie w rozumieniu art. 44 ust. 1 ww. ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, wymagana jest zgoda ich rodziców lub innych opiekunów prawnych.Stanowi o tym art. 17 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym, zzastrzeżeniem wyjątków w ustawieprzewidzianych[2],do ważności czynności prawnej, przez którą osoba ograniczona w zdolności do czynności prawnych zaciąga zobowiązanie lub rozporządza swoim prawem, potrzebna jest zgoda jej przedstawiciela ustawowego.

[1]Fras Mariusz (red.), Habdas Magdalena (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Tom I. Część ogólna (art. 1-125) Opublikowano: WKP 2018

[2]np. w Kodeksie pracy, w ustawie o stowarzyszeniach.

 

Poradnictwo w zakresie zmian w prawie wodnym od 2018 r.

Miejsce wykorzystywane do kąpieli („kąpielisko”)

Jeśli w pobliżu Waszego obozu jest kąpielisko należące do danej gminy, będące pod jej własnym nadzorem, ogłoszone w wykazie kąpielisk w danej gminie – uczestnicy Waszego obozu mogą z niego korzystać bez dodatkowych formalności.

Jeśli natomiast chcecie przy obozie mieć – zgodnie z nomenklaturą ustawową – tzw. „miejsce okazjonalnie wykorzystywane do kąpieli” to trzeba podjąć w tym zakresie kilka kroków.

Miejsce okazjonalnie wykorzystywane do kąpieli” powstaje na podstawie uchwały gminy, na okres nie dłuższy niż 30 dni kalendarzowych w roku, określając sezon kąpielowy dla tego miejsca. Nie musi to być okres ciągły. Powyższe określenie dotyczy ww. miejsc zarówno w rozumieniu wód morskich (chodzi tutaj o morskie wody wewnętrzne), śródlądowych (jezior, rzek, kanałów, strumieni), a także wewnętrznych (zalewy, stawy).Do tego po uzyskaniu pozytywnej decyzji władz samorządowych trzeba dokonać tzw. zgłoszenia wodnoprawnego, czyli powiadomić Wody Polskie o organizowaniu takiego miejsca.

Przed otwarciem takiego miejsca organizator –  w domyśle komendant obozu, który powinien dysponować stosownym pełnomocnictwem do działania w imieniu organizatora przed organami administracji publicznej – „miejsca okazjonalnie wykorzystywanego do kąpieli” powinien w gminie swojego obozu złożyć wniosek zawierający wszystkie poniższe dane:

  • imię i nazwisko albo nazwę oraz adres organizatora;
  • nazwę i adres miejsca okazjonalnie wykorzystywanego do kąpieli oraz opis granicy miejsca okazjonalnie wykorzystywanego do kąpieli na aktualnej mapie topograficznej albo ortofotomapie lub wykaz współrzędnych punktów załamania granicy miejsca okazjonalnie wykorzystywanego do kąpieli;
  • wskazanie długości linii brzegowej miejsca okazjonalnie wykorzystywanego do kąpieli;
  • wskazanie przewidywanej maksymalnej liczby osób korzystających dziennie z miejsca okazjonalnie wykorzystywanego do kąpieli;
  • wskazanie terminów otwarcia i zamknięcia miejsca okazjonalnie wykorzystywanego do kąpieli;
  • wskazanie terminów poboru próbek wody;
  • opis infrastruktury miejsca okazjonalnie wykorzystywanego do kąpieli, w tym urządzeń sanitarnych – liczby toalet;
  • wskazanie sposobu gospodarki odpadami,
  • zgodę właściciela lub współwłaścicieli wód oraz właściciela gruntu przylegającego do planowanego miejsca okazjonalnie wykorzystywanego do kąpieli na utworzenie miejsca okazjonalnie wykorzystywanego do kąpieli;
  • informację, czy w poprzednich latach było w tym miejscu tworzone miejsce okazjonalnie wykorzystywane do kąpieli albo kąpielisko;
  • uzasadnienie braku potrzeby utworzenia kąpieliska.

Złożenie tego wniosku powinno nastąpić najpóźniej na 30 dni przed otwarciem takiego miejsca, ale dla własnego spokoju i pewności pozytywnego załatwienia sprawy lepszym rozwiązaniem będzie jak najwcześniejsze złożenia takiego wniosku, tym bardziej, że na etapie rozpoznawania sprawy może zaistnieć konieczność uzupełnienia wniosku. W razie konieczności uzupełnienia danych będziecie mieć ustawowe 7 dni na uzupełnienie informacji od dnia otrzymania wezwania. Trzeba pamiętać, że po decyzji rady gminy trzeba będzie jeszcze dokonać zgłoszenia wodnoprawnego, gdzie obowiązuje 30-dniowy okres „milczącej zgody” Wód Polskich uprawniający do rozpoczęcia korzystania ze zgłaszanego miejsca.

Na podstawie tego wniosku rada gminy wydaje zgodę na utworzenie takiego miejsca publikując odpowiednią uchwałę.

Po otrzymaniu zgody obowiązkiem po stronie organizatora „miejsca okazjonalnie wykorzystywanego do kąpieli” jest przeprowadzenie badania jakości wody nie wcześniej niż 10 dni przed dniem rozpoczęcia funkcjonowania tego miejsca oraz przynajmniej raz w trakcie jego funkcjonowania, a także każdorazowo w przypadku wzrokowego stwierdzenia zanieczyszczenia wody w „miejscu okazjonalnie wykorzystywanym do kąpieli” oraz przekazanie wyników ww. badania w ciągu 3 dni po jego otrzymaniu do lokalnego inspektoratu sanitarnego. Miejsce należy także odpowiednio oznakować.

Ostatnim krokiem formalnym jest zgłoszenie wodnoprawne. Składa się je do właściwego kierownika nadzoru wodnego Wód Polskich. Obowiązuje tu zasada „milczącej zgody” urzędu, tj. jeżeli w ciągu 30 dni od dokonania zgłoszenia nie zgłosi on zastrzeżeń, zgłoszenie jest uznane za zaakceptowane.

Opłata za przyjęcie zgłoszenia wodnoprawnego w roku 2018 wynosi 87 zł.

Podstawa prawna – Ustawa z dnia 20 lipca 2017 r. Prawo wodne (Dz. U. 017 poz.1566 ze zm.), w szczególności – Rozdział II. Wody wykorzystywane do kąpieli.

ZHP a sprawdzanie w powszechnym rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym

1 października 2017 r. weszła w życie Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (Dz. U. Poz. 862 i 1948), zwana dalej „Ustawą”. Wprowadza ona w zakresie przeciwdziałania zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym szczególne środki ochrony, w tym Rejestr Sprawców Przestępstw na tle Seksualnym, zwany dalej „Rejestrem”.

Rejestr składa się z rejestru publicznego i rejestru z dostępem ograniczonym. Rejestr publiczny zawiera dane sprawców zgwałceń popełnionych ze szczególnym okrucieństwem oraz gwałcicieli, których ofiarami były dzieci poniżej 15 roku życia. Nie ma ograniczeń w sprawdzaniu tego rejestru. Każdy z tych sprawców, jeśli został skazany przed 1 października 2017 r. ma jednak prawo wystąpić do sądu z wnioskiem o wyłączenie jego danych z Rejestru publicznego.

Z punktu widzenia działalności prowadzonej przez ZHP Ustawa mówi, że przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub opieką nad nimi pracodawcy lub inni organizatorzy w zakresie takiej działalności są zobowiązani sprawdzić, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym (trafiają do niego automatycznie również wszystkie osoby figurujące w Rejestrze publicznym) (art. 21 ust. 1). Cytując za stroną internetową Ministerstwa Sprawiedliwości: „Dyrektorzy szkół czy organizatorzy wypoczynku dla dzieci (np. kolonii letnich, wyjazdów na ferie zimowe, agroturystyki, obozów sportowych) będą musieli sprawdzać, czy nowo zatrudniane przez nich osoby figurują w tym rejestrze. Kto tego nie dopełni lub zatrudni osobę, o której wie, że figuruje ona w rejestrze, narazi się na karę aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł”.

Dodatkowo należy zauważyć, że dostęp do tego rejestru jest przewidziany również dla instytucji zajmujących się opieką nad dziećmi. ZHP wpisuje się swoim profilem całorocznego działania w wychowanie nie będące wypoczynkiem. Szczegółowe zasady dostępu do Rejestru zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 lipca 2017 w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika.

Ustawa mówi ponadto, że sprawdzenie w Rejestrze nie jest wymagane przed dopuszczeniem do omawianej działalności rodziny małoletniego lub osoby znanej rodzicom małoletniego osobiście i wykonywanej w stosunku do własnych małoletnich dzieci lub małoletnich dzieci znajomych (art. 21 ust. 2). W tym kontekście przez rodzinę należy rozumieć osoby spokrewnione albo osoby niespokrewnione, pozostające w faktycznym związku oraz wspólnie zamieszkujące i gospodarujące (art. 21 ust. 3). Oznacza to, że rodzice harcerzy pomagający nam w działaniach, np. jadący na biwak jako opiekunowie, podlegają sprawdzeniu w Rejestrze, ponieważ wykonują omawianą działalność również w stosunku spoza swej tak zdefiniowanej rodziny.

W rejestrze figurują także nieletni, którzy ukończyli 13 lat. Wskazana granica wieku wynika z ustawy z dnia 26 października 1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich, która jest stosowana wobec osób, które ukończyły 13 lat i dopuściły się czynów karalnych.

Warto podkreślić, że w myśl Ustawy sprawdzeniu w Rejestrze nie podlegają osoby, z którymi nawiązano stosunek pracy lub które dopuszczono do dyskutowanej działalności przed dniem 1 października 2017 r., a więc przed dniem wejścia w życie Ustawy. Przed tym dniem przepisy Ustawy nie obowiązywały, a zawarte w niej przepisy przejściowe nie przewidują obowiązku sprawdzenia osób, które podjęły się określonych czynności związanych z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub opieką nad nimi przed dniem 1 października 2017 r.

Ustawa nie mówi bardzo precyzyjnie, jakie osoby należy sprawdzać, ponieważ użyto określeń: „działalność związana z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem” i „inna działalność związana z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub też opieką nad nimi”.

W warunkach ZHP obowiązek sprawdzania figurowania w rejestrze dotyczy:

  • harcerskiej kadry wychowawczej: drużynowych, przybocznych, instruktorów działających w komendach i zespołach
  • harcerskiej kadry wspierającej: specjalnościowej, kwatermistrzowskiej, zabezpieczenia ratowniczego itd.
  • cywilnej kadry HALiZ, mającej kontakt z zuchami i harcerzami, w tym nawet obsługi kuchennej baz
  • cywilnych wolontariuszy wspomagających nasze działania, np. cywilnych opiekunów drużynowego czy rodziców proszonych o pomoc w biwakach jako pełnoletni opiekunowie, nawet jednorazowo
  • harcerskiej „młodszej kadry”: zastępowych, funkcyjnych drużyn i szczepów, po ukończeniu 13 roku życia

Kiedy musimy dokonać sprawdzenia?

Ustawa nakazuje sprawdzenie przed dopuszczeniem osoby do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi.  W naszej sytuacji „dopuszczeniem” jest każdorazowo powierzenie funkcji, czyli:

  • mianowanie na stałą funkcję (np. drużynowego)
  • zawarcie umowy wolontariackiej
  • zawarcie umowy o pracę lub cywilnoprawnej dotyczącej działań objętych ustawą

Ustawa nie określa obowiązku dokonywania sprawdzenia w trakcie w pełnienia funkcji. Oznacza to, że np. drużynowego należy sprawdzić raz przed powołaniem na funkcję, ale również każdorazowo przez wyjazdem na obóz drużyny, ponieważ wiąże się to z podpisaniem umowy wolontariackiej. Jeśli kadra HALiZ będzie pełnić funkcje przez więcej niż jeden turnus, wymagane jest osobne sprawdzenie dla każdej zawieranej umowy.

Ustawa nie określa, w jakim terminie przed dopuszczeniem osoby do działalności należy dokonać sprawdzenia. Należy się tu kierować zdrowym rozsądkiem, mając na uwadze, by wpis w rejestrze nie mógł się pojawić między dokonaniem sprawdzenia a dopuszczeniem osoby do działalności. (Wpis może się pojawić z pewnym opóźnieniem po skazaniu czy innym zdarzeniu prawnym owocującym umieszczeniem w rejestrze).

Kto i jak może dokonać sprawdzenia w rejestrze?

Aby uzyskać informacje z Rejestru z dostępem ograniczonym, osoby i instytucje uprawnione muszą zarejestrować konto na stronie Rejestru (wypełnić odpowiedni formularz). Muszą też dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Udzielenie informacji z Rejestru jest bezpłatne.

Przedstawiciele organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości mają wgląd do wszystkich danych zgromadzonych w Rejestrze z dostępem ograniczonym. Natomiast dyrektorzy szkół, a także np. organizatorzy wypoczynku dla dzieci, mogą dowiedzieć się jedynie, czy osoba, którą chcą przyjąć do pracy, znajduje się w rejestrze. Jeśli tak – nie wolno im takiej osoby zatrudnić.

Indywidualne konta, o których mowa w rozporządzeniu, mogą dotyczyć sprawdzenia informacji o samym sobie. Konieczność stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub potwierdzonego profilu zaufanego ePUAP uniemożliwia jednak w praktyce oczekiwanie od naszej kadry samodzielnego zdobywania potwierdzenia niefigurowania w rejestrze.

Do założenia konta użytkownika instytucjonalnego na rejestrze

https://rps.ms.gov.pl/pl-PL/Public#/register

jest potrzebne wyznaczenie administratora i wypełnienie powyższego formularza ze wskazaniem charakteru podmiotu. Administrator nie uzyskuje dostępu do rejestru. Jego zadaniem będzie wskazanie osób uprawnionych do dostępu do rejestru po zatwierdzeniu konta.

Przy zakładaniu kont dla chorągwi ZHP najlepszą opcją będzie wybór „Inni organizatorzy” z uwagi na wolontariacki charakter większości kadry pracującej wychowawczo.

Możliwe jest udzielenie dostępu osobom innym niż uprawnione do reprezentacji chorągwi, po przesłaniu pisemnego pełnomocnictwa. To jest droga dla sprawdzania rejestru przez hufce, jeśli władze chorągwi będą chciały przenieść sprawdzanie do hufców.

Jak potwierdzić niefigurowanie danej osoby w rejestrze?

Ustawa nie określa konkretnej formy potwierdzenia. Ponieważ rejestr umożliwia wygenerowanie dokumentu PDF z wynikiem sprawdzenia, najprostszym sposobem jest zbieranie tych dokumentów w formie papierowej (analogicznie do zaświadczeń z KRK) lub elektronicznej, ponieważ są one opatrzone sygnaturą cyfrową umożliwiającą potwierdzenie ich autentyczności. Potwierdzenia w wersji cyfrowej można przechowywać w systemie Office 365 ZHP, dzięki oferowanym przezeń gwarancjom dotyczącym przetwarzania danych osobowych, ale trzeba wówczas dobrze rozwiązać kwestię dostępu użytkowników do tych zaświadczeń.

Zasadniczo dokonanie sprawdzenia można potwierdzić także oświadczeniem osoby dokonującej sprawdzenia. System rejestruje dokonywane sprawdzenia, a każde z nich jest podpisywane osobistym certyfikatem osoby dokonującej sprawdzenia, więc w razie sporu z władzami państwowymi istnieje możliwość wykazania, że sprawdzenia faktycznie dokonano.

Na koniec warto jeszcze raz podkreślić, że zgodnie z Ustawą, kto dopuszcza do pracy lub do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi osobę bez sprawdzenia, czy osoba ta figuruje w Rejestrze, lub wiedząc, że figuruje ona w Rejestrze, podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł. (art. 23 ust. 2)

Instrukcja HALiZ

Indywidualne rozwiązania na poziomie chorągwi

Komenda chorągwima prawo wprowadzić następujące zmiany:

  1. dodatkowe warunki uczestnictwa osób niezrzeszonych w HALiZ (p. 14)
  2. określić inny tryb rozliczania form HALiZ po ich zakończeniu, np. pod kątem terminów i formy przekazywania informacji (p. 63)
  3. wprowadzić inny podział kosztów na kategorie w planie finansowym i książce finansowej, np. łatwiejszy do rozumienia przez kadrę HALiZ (zał. 6, 7, 7a)

Do wprowadzenia tych zmian potrzebna jest uchwała komendy chorągwi.

Komendant i skarbnikmogą wprowadzić następujące zmiany:

  1. dopuścić przechowywanie w kasie formy HALiZ kwot większych niż 2000 zł, dla pojedynczej formy HALiZ lub wszystkich form w całej chorągwi (p. 52)
  2. dopuścić stosowanie uproszczonej książki finansowej (zał. 7a)
  3. dopuścić stosowanie dowodów księgowych spoza listy ujętej w Instrukcji, np. faktur wewnętrznych (p. 45).

Do wprowadzenia tych zmian potrzebna jest formalna, pisemna decyzja komendanta i skarbnika.

Zależność między HALiZ i wypoczynkiem

Według Instrukcji HALiZtermin „HALiZ” oznacza wszelkie formy pracy jednostek ZHP w okresie wakacji letnich oraz ferii zimowych, ujęte w rocznym planie pracy tych jednostek (p. 1.1). Instrukcja HALiZdotyczy zasadniczo form HALiZ trwających minimum 6 dni (p. 3).

Według Ustawy o systemie oświatytermin „wypoczynek” oznacza „wypoczynek organizowany dla dzieci i młodzieży w celach rekreacyjnych lub regeneracji sił fizycznych i psychicznych, połączony ze szkoleniem lub pogłębianiem wiedzy, rozwijaniem zainteresowań, uzdolnień lub kompetencji społecznych dzieci i młodzieży, trwający nieprzerwanie co najmniej 2 dni, w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej i zimowej przerwy świątecznej, w kraju lub za granicą, w szczególności w formie kolonii, półkolonii, zimowiska, obozu i biwaku”.

Z zestawienia tych dwóch definicji wyłaniają się następujące wnioski na temat form pracy dłuższych niż jeden dzień:

  1. Formami pracy nie wchodzącymi w skład HALiZ, ale wymagającymi zgłoszenia jako wypoczynek, są:
  2. Wyjazdowe formy pracy z noclegiem w czasie wakacji letnich i zimowych, krótsze niż 6 dni (5 noclegów), w tym biwaki.
  3. Wszelkie formy pracy z noclegiem w czasie przerw świątecznych, niezależnie od długości.
  4. Formami HALiZ nie wymagającymi zgłoszenia jako wypoczynek są formy pracy trwające co najmniej 6 dni niemające na celu „rekreacji lub regeneracji sił fizycznych i psychicznych”, np. wyjazdy wędrowników w celu pełnienia służby (np. Lednica, pomoc przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych).

3.Pozostałe wakacyjne formy pracy są jednocześnie formami HALiZ i wypoczynkiem.

Formy HALiZ niebędące wypoczynkiem – uwagi organizacyjne

Formy HALiZ niebędące wypoczynkiem nie podlegają przepisom regulującym przebieg wypoczynku, wymagane kwalifikacje kadry itd. Nie oznacza to jednak, że przy ich realizacji można odrzucić wszelkie zasady i zdać się wyłącznie na wyczucie. Trzeba pamiętać, że ogólne przepisy prawa powszechnego wciąż zobowiązują organizatorów do dochowania należytej staranności i trzeba zawsze być w stanie ją wykazać. Kierowanie się zasadami przewidzianymi dla wypoczynku stanowi bezpieczny poziom wyjściowy i jeśli nie możemy solidnie uargumentować, że w danym przypadku zasady te są nieadekwatne, warto się nimi kierować mimo braku formalnego nakazu. Dotyczy to w szczególności:

  • Kwalifikacji kadry. Formy, o których mowa, to np. akcje ratownicze i pomocowe w klęskach żywiołowych – z pewnością oczekiwanie od osoby prowadzącej taką formę stopnia podharcmistrza nie jest nieuzasadnione, skoro poza samym zorganizowaniem skutecznych działań osoba taka ma pamiętać o celach wychowawczych i odpowiednio aranżować sytuacje, które będą sprzyjać ich pośredniemu osiąganiu.
  • Limitów liczebnych. „Cywilne” przeliczniki liczby uczestników na osobę kadry wychowawczej są bardzo liberalne i w naszych warunkach rzadko pozwalałyby prowadzić zorganizowane działania harcerskie; tym bardziej nie należy ich przekraczać, niezależnie od reżimu zgłaszania przedsięwzięcia.
  • Zasad organizacji formy, w tym sprawowania nadzoru nad uczestnikami przez kadrę. Odpowiedzialność instruktora jest identyczna w przypadku wypoczynku i poza nim i tak samo obowiązuje 24/7.

Program obozu (p. 35.1)

Program obozu mówi o tym, co dana jednostka będzie robić na obozie na płaszczyźnie wychowawczej. Przede wszystkim program ma zawierać odpowiedź, jakie cele zostaną osiągniętedzięki jego realizacji. Unikać należy za to dublowania informacji zawartych w innych dokumentach obozu.

Elementy, które powinny zostać zawarte w programie obozu:

  • Jakiej jednostki jest to program?
  • W jakim terminie i miejscu odbędzie się obóz, na którym będzie realizowany program?
  • Jakie cele chcemy osiągnąć, realizując program?
  • Jakie zajęcia mają się odbyć na obozie? (nie podajemy tu harmonogramu w rozbiciu na poszczególne dni!)
  • Jakie stopnie harcerskie będą zdobywane w trakcie obozu?

Co do sprawności, wypisywanie listy planowanych do zdobywania nie ma większego sensu, ponieważ często decyzja o zdobywaniu sprawności wychodzi „oddolnie” od harcerza i zastępowego pod wpływem sytuacji. Ze stopniami jest o tyle inaczej, że ich zdobywanie jest planowane przez drużynowego i trwa wiele miesięcy, można więc ze sporą dokładnością ocenić sytuację w tym obszarze na obozie.

Przy układaniu programu obozu (podobnie jak programu pracy śródrocznej) drużyna powinna koncentrować się przede wszystkim na potrzebach rozwojowych swoich harcerzy. Program powinien zawierać formy i działania, które jak najlepiej odpowiedzą na potrzeby rozwojowe członków drużyny. Dostępność zewnętrznych narzędzi, np. propozycji programowych, nie może w żaden sposób zobowiązywać drużyn do korzystania z nich, jeśli kadra drużyny uznaje, że najlepsze efekty wychowawcze pozwolą osiągnąć inne formy pracy.

Należy pamiętać, że w harcerstwie wspieramy całościowy, wszechstronny rozwój dzieci i młodzieży. Program pracy drużyny na obozie musi uwzględniać wszystkie aspekty rozwoju harcerzy, tak by stymulował ich harmonijny rozwój.

Drużynowy jadący ze swoją drużyną na obóz, gdzie będą kontynuować śródroczną pracę drużyny, nie ma potrzeby szczegółowo opisywać swoich harcerzy, zastępów i funkcyjnych, bo zna ich cały czas. Charakteryzowanie harcerzy, funkcjonowania obozu, otoczenia itd. ma sens wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest niezbędne odpowiedniej komendzie do oceny dopasowania programu pracy do potrzeb i warunków. Jak już stwierdzono powyżej, nie ma sensu dublowanie w programie informacji ujętych w innych dokumentach obozu.

Elementem programu obozu nie jest również plan dnia zawierający informacje, o której godzinie jest pobudka, śniadanie, zajęcia przedpołudniowe itd. Informacje te są zawarte w książce pracy komendanta obozu. Analogicznie, niepotrzebnym dublowaniem informacji byłoby ujmowanie w programie obozu wykazu kadry, będącego elementem dokumentacji niezbędnej do zatwierdzenia obozu.

Przykład

Program obozu………………………………….(podać nazwę jednostki) organizowanego w terminie …………………………………… w miejscowości/nad jeziorem………………………………………………………………………………………………………………….

Realizując program obozu, drużyna chce osiągnąć następujące cele ogólne: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Harcerze będą realizować zadania na następujące stopnie: …………………………………………………………………………….……………..…………………

Przykładowe sprawności, które można będzie zdobyć na obozie: ……………………………………………………………………………………………..………….

Rodzaj zajęćKto jest odpowiedzialny?Jakie cele szczegółowe mają realizować zajęcia?
Pionierka w pierwszych dniach obozu.PrzybocznyRozwój umiejętności działania zespołowego zastępu. Nauka posługiwania się narzędziami w praktyce.
Gra terenowaZastępowiPraktyczna nauka obsługi mapy i busoli.
OgniskoDrużynowyGawęda o wartościach z Prawa Harcerskiego ma rozwijać duchowość.
Bieg zamykający próbę harcerza i ogniskoDrużynowyObrzędowe wręczenie Krzyża Harcerskiego.

Rachunki a faktury (p. 58.1 i 58.2)

Od początku 2014 r. prawo do wystawiania faktur ma każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą, również niebędący czynnym podatnikiem VAT (niebędący „vatowcem”). Różnice między rachunkiem i fakturą wystawioną przez przedsiębiorcę (osobę fizyczną lub firmę, bez znaczenia) „nievatowca” są dziś minimalne i dla naszych celów można te dokumenty traktować identycznie. (Faktura wystawiona przez „nievatowca” nie zawiera informacji o stawce i wysokości zawartego w cenie podatku VAT. Od rachunku różni ją wyłącznie brak obowiązku wpisania słownie kwoty sprzedaży. Opis „Faktura” nie jest obowiązkowy, dokument może być zatytułowany dowolnie).

W przypadku sprzedaży osobie prawnej, takiej jak ZHP czy chorągiew, każdy przedsiębiorca musi zawsze wystawić fakturę, nie może tej sprzedaży udokumentować rachunkiem.

Ale… nadal istnieje grupa podmiotów, które faktury nam nie mogą wystawić. Są to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Od nich zawsze dostaniemy rachunek, dlatego taki dowód księgowy musi pozostać na liście dopuszczalnych.

Typowy przykład sytuacji, w której możemy się z rachunkiem zetknąć, to pobór prądu lub wody od gospodarza. Przed obozem spisujemy umowę, określającą zasady rozliczenia, w tym stawkę. Po obozie gospodarz (sprzedawca) wystawia nam rachunek zawierający pobraną ilość i należną kwotę do zapłaty.

Karty kwalifikacyjne – kiedy jakie stosujemy?

Na formach będących wypoczynkiem stosujemy kartę kwalifikacyjną wg wzoru MEN, na formach niebędących wypoczynkiem – załącznik nr 11 („kartę kwalifikacyjną uczestnika formy HALiZ innej niż wypoczynek”).

i do tego załącznik do karty:

Dla uczestników niepełnoletnich stosujemy załącznik nr 9 („załącznik dla niepełnoletniego uczestnika”), dla uczestników pełnoletnich – załącznik nr 10 („załącznik dla pełnoletniego uczestnika”).

Można to podsumować tak:

wypoczynek
(karta MEN)
nie wypoczynek
(załącznik 11)
uczestnik niepełnoletni
(załącznik 9)
karta MEN + załącznik 9załącznik 11 + załącznik 9
uczestnik pełnoletni
(załącznik 10)
karta MEN + załącznik 10załącznik 11 + załącznik 10

Uprawnienia wychowawcy/kierownika

W tabelce na podpisy pod deklaracją ws. bezpieczeństwa życia i zdrowia dzieci i młodzieży jest m.in. kolumna na źródło uprawnień kierownika/wychowawcy.

Kadra instruktorska korzystająca bezpośrednio z uprawnień wynikających z posiadanego stopnia instruktorskiego (tj. wychowawcy ze stopniem pwd. lub wyższym, kierownicy ze stopniem phm. lub wyższym) wpisuje tu po prostu np. „stopień phm.”.

Kadra korzystająca z uprawnień wynikających z innych źródeł – „cywilnego” szkolenia, statusu nauczyciela, statusu dyrektora szkoły itp. – wpisuje np. „nauczyciel”, „dyrektor szkoły”, „kurs wychowawców nr XX/YY”, „stopień pwd + kurs kierowników nr AA/BB” itp.

Potwierdzenie opłacenia składek członkowskich

Ma ono fundamentalne znaczenie dla oceny sytuacji podatkowej formy HALiZ (niektóre aspekty sytuacji członków stowarzyszenia są inne niż dla osób spoza niego) i dlatego fizyczny podpis osoby biorącej odpowiedzialność za deklarowany wynik sprawdzenia jest niezbędny. Nie można tego zastąpić informacją przesłaną elektronicznie… ale komendant hufca i tak musi zatwierdzić program obozu, więc uzyskanie podpisu nie będzie stwarzać dodatkowych trudności logistycznych.

Potwierdzenie pełnomocnika ds. zagranicznych

Pewną trudnością logistyczną może być uzyskanie fizycznego podpisu pełnomocnika komendanta chorągwi ds. Zagranicznych, jako że funkcję tę pełnią na ogół wolontariusze, których może być trudno zastać w siedzibie chorągwi. Fizyczny podpis pod odpowiednią deklaracją jest tu jednak istotny i nie chcemy z niego rezygnować. Rozwiązaniem może być np. przesłanie przez pełnomocnika opinii w formie elektronicznej i złożenie podpisu przez samego komendanta chorągwi – który i tak musi się w innym miejscu na tym raporcie podpisać.

Logistyka w przypadku kadry zamiejscowej

Jeśli kadra formy HALiZ przebywa w ciągu roku harcerskiego poza miejscem działania środowiska, np. studiuje w innych miastach, Instrukcja HALiZoferuje sporą elastyczność w kwestii zbierania deklaracji i podpisów. Deklaracje ws. życia i zdrowia dzieci i młodzieży można ująć w porozumieniach wolontariackich kadry, zobowiązania materialne – w porozumieniach wolontariackich komendanta i kwatermistrza, ew. potwierdzenie pełnomocnika ds. zagranicznych można zastąpić podpisem komendanta chorągwi. Fizyczny podpis na raporcie przedobozowym trzeba zebrać od komendanta hufca i komendanta chorągwi i to wydaje się na dziś niezbędnym minimum.

Załącznik 15 (Umowa użyczenia pojazdu)

Załącznik 15 określa wzór umowy użyczenia, tj. należy ten tekst dostosować do ustaleń z właścicielem konkretnego pojazdu. Warto zwrócić uwagę na p. 6 i 7 wzoru; organizator HALiZ może uznać proponowane postanowienia za zbyt ryzykowne i zechcieć dokładniej określać koszty inne niż związane z zakupem paliwa ponoszone przez ZHP oraz zasady ich rozliczania.

Załącznik 14: skąd się wziął druk ewidencji przebiegu pojazdu i czy nie można go zmodyfikować?

Obecny wzór jest skopiowany z obowiązującej Uchwały GK ZHP nr 94/2004 (Instrukcja gospodarowania środkami transportowymi w ZHP), więc nawet jeśli nie występowałby w Instrukcji HALiZ, i tak by obowiązywał przy rozliczaniu korzystania z pojazdów. Znalazł się on w Instrukcjidla wygody korzystających.

Inne wymagane dokumenty zewnętrzne

Polisa ubezpieczeniowa NNW

Wymagana przez p. 35.5 Instrukcji HALiZ. Jej dane trzeba podać w raporcie przedobozowym (zał. 2).

Organizator HALiZ musi upewnić się, że dana polisa NNW obejmuje działania planowane podczas formy HALiZ w stosunku do wszystkich jej uczestników. Należy tu zwrócić uwagę zarówno na różny status członkowski uczestników (członkowie ZHP są objęci ubezpieczeniem dzięki opłacaniu składek, osoby spoza ZHP trzeba ubezpieczyć osobno; ubezpieczenie zapewniane przez składkę członkowską może nie obejmować wszystkich planowanych działań, np. sportów uznanych w OWU za ryzykowne; prawdopodobnie ubezpieczenie zapewniane przez składkę członkowską pokrywa tylko działania na terenie Polski itd.). Może zajść konieczność korzystania z kilku polis równocześnie.

 

Najczęściej zadawane pytania:

1. Co zrobić, kiedy na obóz jedzie mniej osób niż zgłoszono w preliminarzu?

W takim wypadku obóz jest realizowany do wysokości zebranych środków wpłaconych przez uczestników.

2. W jaki sposób zbierać wpłaty od uczestników?

Wpłaty za obóz przyjmuje się w formie przelewów bankowych na rachunek ZHP wskazany przez organizatora. Należy pamiętać o tym, aby tytuł przelewu jednoznacznie wskazywał uczestnika oraz zadanie, jakie jest z tej wpłaty finansowane.

Nie ma już możliwości zbierania wpłat gotówkowych – wszystkie wpłaty muszą przejść przez konta. Zgromadzone na rachunku środki odbieramy w komendzie hufca w formie zaliczki, na podstawie przygotowanej przez nas listy wpłat.

Należy przy tym pamiętać o formie zabezpieczenia gotówki na obozie – w przypadku braku zabezpieczenia jednorazowo stan kasy nie może przekraczać 2000 zł.

3. Jakie dane są potrzebne do zaplanowania kosztów HALiZ?

Dobre planowanie formy wypoczynku HALiZ najlepiej jest zacząć od zebrania danych: gdzie i jak jedziemy, na jak długo, ile będzie osób.

Potem trzeba zastanowić się, jakie koszty związane z organizacją formy wypoczynku poniesiemy. Najczęściej są to koszty:

  • transportu (ludzi i sprzętu – pamiętaj, że ciężarówki i autokary wracają do “bazy” a nie jadą tylko w jedną stronę),
  • wyjazdów po zaopatrzenie, podróży,
  • wyżywienia,
  • materiałów programowych (np. zakup drewna na pionierkę) i programu (np. wyjścia do kina, na basen, do zoo czy na lodowisko),
  • sprzętu (namiotów, wyposażenia kuchni, sprzętu pionierskiego i innych),
  • zatrudnienia specjalistów (np. kucharza, lekarza czy pielęgniarki, ratownika wodnego, instruktora narciarskiego) – tu warto pamiętać, że zatrudnienie niesie za sobą koszty pracodawcy i do kwoty brutto którą chcemy zaoferować musimy doliczyć dodatkowe składki ZUS i podatki,
  • telefonów i internetu,
  • badań czy dzierżawy terenu,
  • kwaterki (dojazd, wyżywienie, zaopatrzenie),
  • opłaty komunalne (podatek za wywóz śmieci, wodę, gaz, prąd),
  • przygotowanie obozu,
  • ubezpieczenie,
  • koszty pośrednie.

Katalog kosztów nie jest zamknięty i zależy od specyfiki danego środowiska.

Następnie należy zastanowić się, w jaki sposób będziemy zbierać odpłatność za pobyt kadry. Kadra, która np. nie płaci za obóz, ponieważ pełni na nim służbę, też generuje koszty – licząc koszty np. posiłków musimy ich uwzględnić. Jeśli decydujemy o częściowej odpłatności niektórych uczestników to także pamiętajmy o tym, że ich pobyt to 100% a nie tylko ta część, za którą płacą.

Mając te dane możemy wyliczyć koszt obozu na uczestnika. Bardzo pomocna będzie w tym względzie obowiązująca książka finansowa, która dostępna jest w wersji elektronicznej, z założonymi odpowiednimi formułami, które maja ułatwić Wam pracę.

4. Dlaczego wśród wymienionych źródeł finansowania formy HALiZ występuje podział na wpłaty od członków ZHP i od niezrzeszonych?

Taki podział jest wymagany dlatego, że udział w HALiZ osób niezrzeszonych może powodować różne skutki podatkowe.

Osoby niezrzeszone – dzieci i młodzież ucząca się do 18 roku życia – zgodnie z interpretacją indywidualną Ministra Finansów IPPP2/443-987/11-2/KOM z dnia 18 listopada 2011 r. jeżeli chorągiew ZHP jest organizatorem obozu dla dzieci i młodzieży do lat 18 uczącej się, zgłasza kuratorowi oświaty – jest zwolniona z opodatkowania podatkiem VAT art.43 ust.1 pkt 24 lit a) ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Ujmuje się w deklaracji VAT.

Osoby niezrzeszone – osoby powyżej 18 roku życia – należy odprowadzić podatek VAT.

Członkowie ZHP – wszyscy – dodatkowa składka członkowska zadaniowa – zgodnie z interpretacją indywidualną Ministra Finansów IPPP2/443-991/11-2/JO z dnia 18 listopada 2011 r. odpłatność członka ZHP np. za rajd, zloty, itp. – zwolnienie z opodatkowania podatkiem VAT art.43 ust.1 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Ujmuje się w deklaracji VAT.

5. Dlaczego w kosztach HALiZ znalazło się coś takiego jak „odtworzenie stanu technicznego posiadanego sprzętu i środków trwałych”?

Ponieważ każdy kto organizuje obóz musi się liczyć z tym, że sprzęt się niszczy i później należy go „odbudować” i bardzo często odbywało się to dotychczas ze środków obozowych bez wcześniejszego planowania takich wydatków.

6. Po co nam tyle różnych dokumentów, protokołów związanych ze sprzętem?

Należy pamiętać, że większość sprzętu użytkowanego podczas form wypoczynku należy do ZHP. Za sprzęt ten odpowiadają odpowiednie jednostki, które muszą rozliczać się z pobranego czy też wydanego sprzętu. Każdorazowo stan sprzętu musi się zgadzać. Ponadto na podstawie protokołów, ewidencji czy tez książki inwentarzowej wiemy ile sprzętu pobrano czy wypożyczono. Ważnym jest również to, aby odpowiednie dokumenty były również tworzone w przypadku wypożyczania sprzętu spoza ZHP – możemy w przyszłości uniknąć nieporozumień czy wręcz oskarżeń ze strony wypożyczającego – pamiętajcie o tym, aby zaznaczyć jaki jest stan techniczny wypożyczanego sprzętu.

7. Co to znaczy, że zabezpieczenie kadrowe oraz sprzętowe obozu np. żeglarskiego musi spełniać warunki bezpieczeństwa i wymogi przepisów obowiązującego prawa?

To znaczy, że aby zorganizować obóz np. żeglarski organizator musi zapewnić uczestnikom sprzęt, który wymagany jest w przepisach prawa państwowego (odpowiednie certyfikaty, odbiory techniczne itp.), musi zapewnić odpowiednio wykwalifikowaną kadrę (w przypadku gdy przepisy zewnętrzne wskazują, że konieczny jest trener z danej dziedziny, to organizator musi zapewnić w kadrze obozu taką osobę) oraz musi spełniać warunki bezpieczeństwa (chodzi tu przede wszystkim o takie zabezpieczenia, które związane są np. ze sprzętem ratowniczym).

8. Dlaczego bazy zarządzane przez jednostki ZHP powinny oferować harcerzom preferencyjne warunki w stosunku do klientów zewnętrznych?

Ponieważ celem istnienia całej struktury ZHP jest wspieranie działalności np. drużyn i gromad oraz zapewnianie im warunków do działania. Dotyczy to również majątku ZHP, w tym baz obozowych. Z drugiej strony, zależy nam, by harcerze korzystali z naszych baz – ale by wynikało to z faktu, że zastaną tu lepsze warunki do realizacji harcerskiego programu, nie zaś dlatego, że są do tego zmuszeni.

9. Dlaczego drużyna korzystająca ze zgrupowania organizowanego przez hufiec powinna współuczestniczyć w tworzeniu programu i organizowaniu samego zgrupowania?

Ponieważ dążymy do tego, by drużyna była współtwórcą i współgospodarzem obozu, w którym uczestniczy, niezależnie od wybranej postaci formalnej. Pamiętajmy, że program i przebieg HALiZ musi być podporządkowany celom wychowawczym drużyny, zaś działania związane z przygotowaniem HALiZ mogą doskonale stymulować rozwój harcerzy na wielu polach.

10. Dlaczego w trakcie trwania formy HALiZ na jej terenie muszą być przechowywane umowy wolontariackie, cywilnoprawne lub o pracę z całą kadrą obozu/zimowiska?

Aby można było wykazać, że dana osoba jest faktycznie członkiem kadry formy HALiZ, czyli że ma umocowanie prawne do zajmowania się jej uczestnikami i przyjęła określone obowiązki.

11. Co oznacza zapis, że komendant i kwatermistrz formy wypoczynku HALiZ odpowiadają solidarnie za gospodarkę finansową, powierzone mienie oraz prowadzenie odpowiedniej dokumentacji?

Odpowiedzialność solidarna to termin prawny oznaczający, że obie osoby odpowiadają w pełnym zakresie powstałego zobowiązania – nie dzieli się ono automatycznie „po połowie”. Przykładowo, jeśli obóz skończył się „na minusie”, tj. wydano więcej pieniędzy niż udokumentowano, komenda chorągwi może wyegzekwować różnicę tylko od komendanta, tylko od kwatermistrza lub po części od obydwu.

12. Dlaczego Instrukcja nakazuje zbieranie wpłat na HALiZ w formie przelewów na rachunek bankowy?

Jest to bardzo delikatne zagadnienie zależne od wielu czynników, m.in. UoDPPiW, UoS, Ordynacji podatkowej i ustaw o VAT i CIT. W skrócie, problem dotyczy narzuconych nam przez przepisy zasad ewidencjonowania przychodów i jest zależny od sytuacji prawnej danej chorągwi. Błędne postępowanie w tym obszarze może mieć bardzo poważne konsekwencje dla całej chorągwi, należy więc bezwzględnie przestrzegać wytycznych komendy chorągwi.

13. Dlaczego zlikwidowano książkę pracy obozu i wprowadzono książkę pracy komendanta?

W dotychczasowej książce pracy obozu znajdowało się wiele rzeczy, które były powielane z dzienniczków prowadzonych przez wychowawców (obowiązek wynikający z Rozporządzenia MEN). W związku z tym aktualnie obowiązująca książka została “odchudzona” o kilka pozycji.

Np. w książce nie ma już raportów przed i poobozowych. Zdarzały się przypadki, że pomimo wydrukowania takich raportów nadgorliwe osoby odbierające dokumentację zmuszały komendanta do wypełniania rubryczek w książce.
Nie trzeba już wypisywać rubryczek o tym czy program został zrealizowany, ponieważ to znajduje się w dzienniczkach zajęć drużynowego.
W książce komendanta znajduje się natomiast program, który można sobie wpisać w wersji elektronicznej i wydrukować na obóz – powoduje to, że komendant będzie miał mniej pracy „papierkowej”.

14. Dlaczego jeśli nie będę miał kasetki na obozie to nie mogę mieć gotówki większej niż 2000 zł?

Dla własnego bezpieczeństwa, ponieważ w przypadku kradzieży ktoś te pieniądze musi zwrócić. Ponadto – w tym zapisie nie chodzi tylko o kasetkę ale np. o mały sejf itp.

15. Dlaczego w Instrukcji HALiZ nie są przytoczone tak ważne dla organizatorów przepisy MEN?

Dlatego, że instrukcja jest tworzona na kolejne lata, a przepisy państwowe ulegają bardzo często zmianom. Odnośniki i linki do odpowiednich przepisów znajdziecie na stronie HALiZ.

Jedną z zasad przeprowadzanej opcji zero jest eliminowanie powtarzania przepisów państwowych w aktach prawa wewnętrznego ZHP. Taka praktyka stosowana kiedyś spowodowała, że nasze dokumenty były niespójne ze zmieniającym się systemem prawa państwowego.

16. Co zrobić w przypadku jeśli już marcu nastąpiło rozdanie kart kwalifikacyjnych rodzicom?

Informujemy, że 6 kwietnia 2016 r. weszło w życie nowe Rozporządzenie MEN i określono nowy wzór karty kwalifikacyjnej. Stanowisko radcy prawnego ZHP jest takie, że nie należy stosować poprzednich kart ponieważ nie odpowiadają one obecnemu stanowi przepisów prawa. Należy rozdać rodzicom nowe karty, które są dostępne na stronie haliz.zhp.pl.

17. Czy można używać poprzedniej książki pracy obozu zakupionej w CSH 4 Żywioły?

Poprzednie książki pracy obozu będzie można nabyć w CSH 4 Żywioły do wyczerpania nakładu. Nowa książka zawiera mniej elementów (usunięto powtórzenia z dzienniczka wychowawcy). Jeśli ktoś ma już zakupioną poprzednią książkę pracy obozu może ją stosować za wiedzą i zgodą komendanta właściwej chorągwi.

18. Czy można stosować poprzednią książkę finansową obozu?

Nowa książka finansowa została nieco zmodyfikowana i dostosowana na przykład do wymogów nowej Instrukcji w kwestii zakazu zbierania wpłat za obóz w formie gotówki. Stosowanie poprzedniej książki finansowej wymaga zgody właściwego komendanta chorągwi.

19. Czy to niedopatrzenie, czy naprawdę nie ma obowiązku robienia zapotrzebowań żywnościowych i kartotek magazynowych?

Podczas konsultacji i rozmów z różnymi środowiskami, wskazywano na brak celowości i niepotrzebnie tracony czas na taką dokumentację, w związku z powyższym nie ma obowiązku prowadzenia kartotek magazynowych i zapotrzebowań żywnościowych. Jednak jeśli dane środowisko będzie chciało prowadzić taką dokumentację to oczywiście może. Naszym celem było maksymalne uproszczenie i minimalizacja dokumentacji niezbędnej do prowadzenia formy wypoczynku HALiZ.

20. Czy jest obowiązek posiadania badań sanitarno – epidemiologicznych (książeczka sanepidu)?

Odpowiedź ze strony wypoczynek.men.gov.pl:

Główny Inspektorat Sanitarny, Departament Zapobiegania oraz Zwalczania Zakażeń i Chorób Zakaźnych u Ludzi, przekazał w tej sprawie poniższą opinię.

Kierowanie pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno­prawnych na badania sanitarno-epidemiologiczne jest uregulowane ustawą z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z 2013 r. poz. 947 z późn. zm.). Badania sanitarno-epidemiologiczne mają na celu zapewnienie ochrony zdrowia, nie pracownika, lecz osób trzecich (w tym przypadku podopiecznych), które mogą ulec zakażeniu w wyniku kontaktu z zakażonym pracownikiem wykonującym prace, przy których istnieje możliwość przeniesienia czynnika zakaźnego. Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych, zgodnie z art. 6 ust. 1 ww. ustawy, powinny być wykonane u wszystkich osób podejmujących lub wykonujących prace, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby, a więc także osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych. Wyżej wymienione okoliczności mogą zachodzić również w przypadku pracowników podmiotów prowadzących działalność wychowawczą,
w przypadku prac związanych z ciągłym kontaktem z ludźmi stwarzających zagrożenie przeniesienia drogą oddechową na inne osoby.

Odrębną grupę stanowią natomiast osoby zatrudnione na stanowiskach związanych z ryzykiem przeniesienia zakażenia drogą pokarmową (osoby zatrudnione na stanowiskach związanych z przygotowywaniem, wydawaniem i podawaniem podopiecznym posiłków w związku z istniejącym zagrożeniem przeniesienia drogą pokarmową zakażenia na inne osoby).

Badania u ww. osób, zgodnie z art. 6 ust. 2 pkt 3 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi wykonywane są na podstawie skierowania przez pracodawcę albo zlecającego wykonanie pracy.

Obecnie nie mogą być już wydawane książeczki sanitarno-epidemiologiczne, ani dokonywane w nich nowe wpisy. Badanie sanitarno-epidemiologiczne dokumentowane może być aktualnie wyłącznie w postaci orzeczenia lekarskiego dla celów sanitarno-epidemiologicznych. Orzeczenie może mieć dowolną formę dokumentu pisemnego, o ile zawarto w nim informacje, o których mowa w art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. Natomiast dotychczasowe badania, które zostały udokumentowane w książeczkach sanitarno-epidemiologicznych, zachowują wciąż ważność, o ile nie upłynął jeszcze wskazany przez lekarza w książeczce termin wykonania kolejnego badania dla celów sanitarno-epidemiologicznych.

W chwili obecnej nie ma przepisów wykonawczych (rozporządzenia Ministra Zdrowia) do rozdziału 2 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (trwają prace legislacyjne). Z merytorycznego punktu widzenia badania lekarskie, które obejmuje wywiad lekarski i badanie fizykalne (a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, także RTG klatki piersiowej zgodnie z decyzją lekarza) powinno być wykonywane u wszystkich osób podejmujących pracę, która jest związana z opieką nad dziećmi w wieku poniżej 6 r. życia, ze względu na szczególną podatność dzieci w tym wieku na zakażenie gruźlicą.

W przypadku wątpliwości, informacji na powyższy temat udzieli Główny Inspektorat Sanitarny, Departament Zapobiegania oraz Zwalczania Zakażeń i Chorób Zakaźnych u Ludzi, ul. Targowa 65, 03-729 Warszawa, teł. +48 22 536 13 00, fax +48 22 635 61 94, e-mail: inspektorat@gis.gov.pl.

 

21. W nowej karcie kwalifikacyjnej nie ma pozycji, że rodzice zgadzają się na przewożenie dziecka prywatnym samochodem. Samochody obozowe – osobowe są użyczone ale jednak prywatne. Czy jeżeli nie napiszemy tego to do każdego palca do szycia będziemy musieli wzywać karetkę?

Odpowiedź Radcy Prawnego ZHP:

W mojej ocenie, nie istnieją przepisy, które w takim przypadku nakładałyby na organizatora wypoczynku konieczność uzyskania zgody rodziców (opiekunów prawnych) na używanie prywatnych aut, które są przedmiotem umów dotyczących ich służbowego wykorzystywania. Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilonoprawnej, jaka zawarta zostaje między pracodawcą a pracownikiem. Warunki zwrotu kosztów określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Nie może przy tej okazji ulegać wątpliwości, że w konsekwencji zawarcia umowy cywilnoprawnej między pracodawcą a pracownikiem, której przedmiotem jest korzystanie przez pracownika z samochodu prywatnego dla celów służbowych, samochód ten niejako staje się samochodem służbowym, pozostającym formalnie w dyspozycji pracodawcy.

W tej sytuacji wyrażam pogląd, że gdyby przyjąć założenie o konieczności wyrażania przez rodziców (opiekunów prawnych) zgody na korzystanie z tego typu samochodów choćby dla potrzeb związanych z koniecznością szybkiego przetransportowania dzieci do szpitala, w razie zaistnienia takiej konieczności, to należałoby jednocześnie oczekiwać, że rodzice (opiekunowie prawni) będą także wyrażali zgodę na możliwość przewożenia ich dzieci innymi samochodami służbowymi, a więc także takimi, które stanowią własność organizatora wypoczynku. W mojej ocenie, wzgląd na racjonalność, logikę oraz doświadczenie życiowe każe odrzucić konieczność uzyskiwania zgody rodziców (opiekunów prawnych) na możliwość korzystania z samochodów prywatnych dla celów służbowych, w związku z koniecznością przewożenia dzieci. Istotne jest jednak przy tej okazji, by faktycznie, w zgodzie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, dochodziło do zawierania umów cywilnoprawnych, których przedmiotem jest korzystania z samochodów prywatnych dla celów służbowych.

Pytania i odpowiedzi z czatu podczas programu ZHP360 w dniu 28.04.2016r.:

Cz.1. Co z obozem wędrownym? Jaką dokumentację musi posiadać? Co z wyżywieniem podczas takiego obozu, jeśli sami sobie będziemy gotować, co w związku z tym musimy mieć?

Obóz wędrowny musi posiadać dokumentację zgodą z wytycznymi w Rozporządzeniu MEN oraz Instrukcji Akcji Letniej i Zimowej. Formy wędrowne mają pewne uproszczenia w zgłoszeniu do kuratorium ze względu na brak stałej bazy noclegowej. Wszystkie pozostałe dokumenty wymagane są jednakowe dla formy stałej jak i wędrownej. Co do wyżywienia nie ma jasnych regulacji dotyczących żywienia na formie wędrownej. W zgłoszeniu można zaznaczyć, że wyżywienie jest przygotowane we własnym zakresie przez uczestników.

Cz.2. W mojej chorągwi padło podejrzenie, że na obozach będzie obowiązywać ustawa sklepikowa, czyli ze mamy gotować bez soli i inne takie. Rozumiem, że to jakieś niezrozumienie przepisów?

Ustawa „sklepikowa” nie będzie obowiązywać na obozach i koloniach ZHP ponieważ dotyczy wyłącznie szkół, przedszkoli, placówek oświatowych wymienionych w art. 2 pkt. 3,5,7 ustawy o oświacie.

Cz.3. Czy zgodnie z zapisem Kuratorium będzie musiało się zapowiedzieć na kontrolę placówki wypoczynku, a nie jak dotychczas wpadać znienacka? (oprócz sytuacji zagrożenia)

Nie wliczających sytuacji zagrożenia, z zapisu nowego Rozporządzenia wynika, że Kuratorium musi zapowiedzieć kontrolę placówki wypoczynku.

Cz.4. Nowe rozporządzenie nakazuje kierownikowi wypoczynku zgłaszać każdy wypadek do kuratorium. Czy istnieje definicja wypadku? Czy wybicie palca mamy zgłaszać, czy np. jedynie wyjazdy do szpitala lub hospitalizację powyżej jednego dnia?

W dniu 1 kwietnia 2016 roku weszła w życie zmiana przepisów ustawy o systemie oświaty z dnia 7 września 1991 r. (Dz.U. Nr 95, poz. 425 z późn. zm.). Wraz tymi zmianami wprowadzony został przepis art. 92l tej ustawy, który reguluje kwestię wypadku, jaki może miejsce podczas wypoczynku. Zgodnie z ust. 1 tego artykułu: „Każda osoba wchodząca w skład kadry wypoczynku, która powzięła wiadomość o wypadku z udziałem uczestnika wypoczynku, niezwłocznie udziela mu pierwszej pomocy i zapewnia opiekę, a w razie potrzeby powiadamia podmioty ustawowo powołane do niesienia pomocy osobom w stanie nagłego zagrożenia zdrowotnego.”

 

Biorąc pod uwagę fakt, iż w ustawa o systemie oświaty nie zawiera definicji wypadku,  przygotujemy wystąpienie do Ministerstwa Edukacji Narodowej o wskazanie i wyjaśnienie definicji wypoczynku uregulowanego w art. 92l tej ustawy. Niezwłocznie po otrzymaniu tej interpretacji, zostanie ona opublikowana na stronie ZHP.

Cz.5. Czy ZHPpgk może uczestniczyć w obozie ZHP ?

Oczywiście tak na zasadach ogólnych zgodnych z przepisami prawa państwowego oraz przepisami ZHP.

Cz.6. Przepisy mówią, że opiekun w czasie wycieczki czy innej formy wypoczynku nie może pozostawić dzieci bez opieki (nie ma czegoś takiego jak czas wolny). Jak to wygląda w przypadku obozu harcerskiego – patrole bez opiekuna wychodzą na zwiad, sprawność, ,,trzy pióra” itp.

Opinia prawna radcy prawnego ZHP

Cz.7. Jak przygotować się do obozu ze względu na kleszcze?

Należy stosować odpowiednie preparaty przeciwkleszczowe, przy wędrówce po lesie stosować odpowiednie ubranie (długie spodnie, długi rękaw, buty za kostkę, jasne kolory).

Cz.8. Jak wygląda sprawa zgłaszania do kuratorium obozu, który jest organizowany na innej bazie harcerskiej (która zapewnia zaplecze socjalno-sanitarne?

Zgłoszenia do kuratorium odbywa się tak jak w przypadku “zwyczajnego” obozu, z tym że informacje i dokumenty (np. opinia straży pożarnej) potrzebne do dokonania zgłoszenia powinny być przedstawione organizatorowi obozu przez organizatorów bazy.

Cz.9. Czy potrzebuje zgodę wydziału zagranicznego chorągwi na organizacje obozu wędrownego za granicą?

Nie każda chorągiew posiada Wydział Zagraniczny. Generalnie taka zasada dotycząca zgodny Wydziału Zagranicznego/Pełnomocnika Komendanta Chorągwi ds. zagranicznych powinna wynikać z wewnętrznej regulacji komendy chorągwi w tej sprawie. Natomiast udział skautów lub harcerzy z zagranicy w obozach organizowanych w Polsce wymaga zatwierdzenia programu obozu u Pełnomocnika Komendanta Chorągwi ds. zagranicznych.

Cz.10. Co potrzebuję do zatwierdzenia obozu wędrownego zagranicznego?

Zgłoszenie wędrownego obozu zagranicznego jest na tych samych zasadach jak zgłoszenie każdego innego wyjazdu zagranicznego.

Cz.11. Co jeśli karty (w starej wersji) wydawane są od lutego a nowy wzór wyszedł w kwietniu?

Odpowiedź znajduje się w poradnictwie haliz.zhp.pl (powyżej).

Cz.12. W przypadku zaproszenia skautów z Ukrainy czy musimy tłumaczyć karty kwalifikacyjne na ich język ojczysty?

Nie ma wymogów co do przetłumaczenia ale warto pomyśleć albo o karcie dwujęzycznej albo o informacji z tyłu karty,jakie elementy są w niej zawarte.

Cz.13. Czy organizując biwak w lesie musi być zapewniony dostęp do sanitariatów/bieżącej wody?

Jeżeli chodzi o biwaki odbywające się podczas wakacji, czyli takie które podlegają zgłoszeniu do kuratorium jako forma wypoczynku, stosuje się do nich instrukcję Głównego Inspektora Sanitarnego. (biwak pod namiotami od 25 do 50 osób). Zgodnie z wymaganiami tej instrukcji należy zapewnić dostęp do sanitariatów (wydaje się, że w przypadku biwaku mogą być bardzo proste np. zasłonięte stojaki na miski z wodą). W szczególności pamiętać należy, że nie wolno myć się w wodach stojących (jeziora) czy ciekach wodnych (np. strumienie), choć można wykorzystywać do mycia wodę czerpaną z tych źródeł. Nie ma obowiązku zapewnienia dostępu do bieżącej wody. Jeżeli uczestników biwaku jest mniej niż 25 to można indywidualnie uzgodnić warunki z Powiatowym Inspektorem Sanitarnym. Gorąco rekomenduję indywidualną konsultację z Powiatową Stacją Sanitarno-Epidemiologiczną.

Cz.14. Jak powinno się zgłosić i rozliczyć obóz wędrowny realizowany w części w Polsce, a w części za granicą? czy wtedy musimy przedstawić faktury czy wystarczają inne potwierdzenia (paragony itp)?

Zgłoszenie odbywa się jako placówka wypoczynku w Polsce – forma wędrowna i w części dotyczącej przebiegu wędrówki należy wyraźnie opisać przebieg trasy poza granicami kraju (jeśli MEN będzie miało wątpliwości na pewno przed zatwierdzeniem poproszą o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie dokumentacji). Należy jednak pamiętać o dodatkowym ubezpieczeniu zdrowotnym, NNW przewidującym pokrycie koszty ewentualnego leczenia poza granicami kraju. Rozliczenie obozu wędrownego w kontekście przepisów wewnętrznych ZHP następuje na tych samych zasadach co forma stała obozu.

Zgodnie z pkt. 86 Instrukcji HALiZ wydatki ponoszone poza granicami kraju są rozliczane na tych samych zasadach co w Polsce. CO może być dowodem księgowym (do rozliczenia) określa pkt 50. Instrukcji. Natomiast punkt 51 mówi o tym, że komendant chorągwi może dopuścić inne dokumenty księgowe do rozliczenia. Kwestia użycia paragonów do rozliczenia powinna być uzgodniona z komendantem chorągwi.

Cz.15. Podczas obozu podpisana zostaje umowa z ośrodkiem zdrowia, jednak na bazie nie ma ani lekarza ani ratownika medycznego. Kto może podać dzieciom leki zapisane w karcie?

Niestety ale podawanie leków jest ściśle określone prawem medycznym i każda z grup ma przypisane szczegółowe uprawnienia, jakie leki mogą podawać (pielęgniarka ma inne uprawnienia niż lekarz). To pytanie zostanie przekazane do radców prawnych ZHP.

Cz.16. Czy Komisja Rewizyjna może kontrolować obóz w godzinach późno wieczornych,(np.po godzinie 20)?

Komisja Rewizyjna powinna ustalić ramy czasowe kontroli wspólnie z kontrolowanym. Nie ma szczegółowych zapisów dotyczących tych kwestii.

Cz.17. Cy w trakcie obozu, z różnych powodów, instruktor może odwieźć uczestnika do domu, gdy rodzić nie może po dziecko przyjechać?

Generalnie w przypadkach kiedy jest to konieczne dziecko powinno być odebrane przez opiekunów prawnych. Natomiast odpowiedź na to pytanie powinna być przygotowana przez radcę prawnego. Są określony przypadki prawne i przepisy, które w zależności od sytuacji nalezy zastosować.

Ta problematyka została już poruszona na stronie haliz.zhp.pl. W poradnictwie można znaleźć stanowisko radcy prawnego w tym temacie.